Tomar la decisión de mudarse de oficina, debe tomarse calmadamente, y previamente poner en la balanza las ventajas y desventajas de ese cambio.
Debemos entender que ese cambio no nos afecta solo a nosotros, sino a los empleados, al giro comercial de la empresa, y por ende a la economía de todos.
Tendremos presente que la mudanza debe planificarse ampliamente, estudiando locales, buscando transporte para los traslados que sean necesarios.
Todo debe estar perfectamente afinado, antes de que llegue el momento cierto de realizar él cambió; esa operación si será lo más rápida que se pueda.
Consejos para el traslado de oficina
Lo principal en esta operación de mudanza, es seguir organizadamente una planificación previa. Aquí te dejamos unos consejos de fácil realización para que no enredes ni alteres la vida de todos en la oficina.
Presupuesto
Analizar los costes que implica la movilización de todo el mobiliario y enseres propios de la oficina, en embalaje, transporte, limpieza y acondicionamiento de la nueva locación para no recibir sobresaltos, y si se presentaran estar preparados.
Estos gastos deben ejecutarse siempre pensando que la mudanza en sí representa dejar de producir por un tiempo aunque sea corto, o por lo menos no hacerlo al mismo ritmo normal de la empresa.
Elegir la empresa de mudanza
Estudiar las diferentes empresas que ofrecen el servicio de mudanza, sin prisas, para poder atinar a la del trabajo con más responsabilidad y seriedad.
Visita diferentes compañías, y efectúa una búsqueda en línea también. Pregunta la experiencia de algún conocido o colega que haya pasado por una mudanza reciente, quizás en la referencia personal que te den, está la clave de tu elección.
Cuando realizar la mudanza
Toma como momento ideal, aquel que normalmente presenta una baja actividad, o algún día festivo en la zona donde se localiza actualmente la sede.
Toma en cuenta la opinión de tus empleados, la visión de los demás es de vital importancia, porque cada empleado puede ofrecer una perspectiva y oportunidad diferente. Escúchalos, e incorporarlos en las tareas de embalaje de sus artículos de trabajo, ellos los cuidarán mejor que cualquiera.
Inventario
Efectúa una lista detallada de los artículos, siguiendo una clasificación que todos conozcan. Podría ser por espacio de trabajo, o por tamaño y fragilidad. Esto ayudará mucho a la hora de desembalar y ocupar los nuevos espacios.
Cada caja debe estar rotulada con los artículos que lleva, e incluir alguna señalización, si necesitara condición especial de traslado.
Suministros
Debe establecerse cuáles son los implementos necesarios para emprender la mudanza, como son cajas de diferente tamaño y dureza, cinta de embalaje, material para protección de objetos frágiles, bolsas fuertes, y otros.
Acondiciona
Al tener ya reservada la nueva sede, debe proceder a acondicionarla, con todo lo necesario para el nuevo funcionamiento.
Pinta en colores previamente estudiados para serenar o avivar la atención, coloca nuevos sistemas de iluminación acordes con las funciones que se realizarán, decora a tu gusto. Disfruta el proceso.
Notifica
Una vez que tengas precisión de fecha de mudanza y localización de la nueva sede, procede a efectuar carteles de notificación para tus proveedores y clientes. Asegúrate de colocarlos en sitio visible para todos, y notifica por correo de ser necesario.
¡Llegó el día!
Si has cumplido con toda la planificación de los detalles para trasladar tu oficina a una nueva sede, el momento cierto de ejecutarla, será una fiesta. Instalar todos los muebles e implementos de trabajo se hará con la emoción de estrenar todo y emprender un camino exitoso.