Iniciar la mudanza de la oficina crea una serie de expectativas de cambio maravillosas, y realmente es el momento de implementar cambios de distribución, ergonomía, colorido y demás detalles imaginables para mejorar y nutrir el ambiente laboral.
Sin embargo, emprender esta tarea sin organización, es el camino más rápido a la decepción y el cansancio que puedas obtener. Planifica paso a paso, y verás como todo fluye y se logra la creación de una nueva atmósfera de trabajo.
Incluir a los empleados en la planificación dará la oportunidad de que ellos se sientan incluidos y motivados al cambio, eliminando cualquier resto de resistencia que pudiese quedar.
Pauta una reunión para que se prepare una tormenta de ideas y se organice paso a paso las tareas a realizar.
Por supuesto que no debes considerarte con superpoderes, la alianza con una prestigiosa empresa de mudanzas los llevará al máximo resultado, ya que son profesionales que conocen desde ya, los posibles obstáculos, y están preparados para enfrentarlos.
Deshazte de todo lo innecesario
Este momento es el oportuno para repasar cuantas cosas de las que actualmente están en la oficina, realmente necesitas.
Aplica para todo, muebles que ya no usas, o que tienen un deterioro muy visible y que conservas por una especie de inercia. También para la totalidad del archivo muerto que mantienes para respaldar transacciones que nunca más necesitarás.
Todos llevamos un acumulador potencial en nuestro interior, y este es el momento de sacudirlo y vaciar espacios para llenarlos de novedad.
Concreta
Una vez que hayas determinado los objetos y mobiliarios que si quieres en tu nueva oficina, realiza una lista con ellos, ordenándolos bajo criterios de tamaño, fragilidad, espacios o cualquier otro que te sirva para agruparlos y luego localiza el número de cajas necesarias para embalarlos con facilidad. Ah, y no se te olvide emplear material de protección para el embalado, y así evitarás rayones en mobiliario y hasta pérdidas por el deterioro.
De igual modo, la empresa de mudanza seguramente reforzará cada caja de traslados, por eso es de suma importancia sellarlas y rotularlas incluyendo nombre y ubicación final de los grupos de objetos.
Prepara el espacio
Antes de llevar algún objeto a la nueva oficina, efectúa en ella todas las adecuaciones de tu gusto y necesidad. Corregir detalles en las paredes, cambiar de color cada espacio, instalar lámparas y aplicar tips de decoración siempre será más sencillo con el local vacío.
Paso a paso
El proceso de mudanza se inicia con mucho tiempo de anticipación, por lo cual se recomienda ir embalando aquellas pertenencias que no usarás en el lapso de preparación, y deja para los días cercanos al traslado, aquellos que son imprescindibles para el funcionamiento básico de la oficina.
De ser posible, se recomienda trasladar las cosas de fácil transportación, las más pequeñas y menos empleadas primero, deja para ese día anterior la preparación de todo lo restante.
Llegó el día
Asegúrate de que la empresa de mudanza este a primera hora en las instalaciones y cuenta con un equipo reducido de ayudantes, con instrucciones concretas para facilitar la salida de toda la mudanza y que no quede nada rezagado y olvidado.
Igualmente, debes contar con un equipo de ayudantes que esperen en la nueva sede y vayan instalando cada grupo de muebles y objetos en su sitio correspondiente.
Últimos detalles
Todo llego sano y salvo, ahora queda una pequeña labor de limpieza y decoración, dando, los detalles finales al espacio renovado que compartirán en lo sucesivo. ¡A disfrutar y hacerlo productivo!