Cambiar de sede tu oficina o empresa es un proceso estresante y lleno de altibajos emocionales, y trabajo físico que no todos sabemos enfrentar.
En estas líneas te ofrecemos una técnica para completar la experiencia en etapas, para que asimiles poco a poco las tareas y las emociones que se atraviesen.
Organizarse por etapas te ayudará a cumplir meta a meta y observar el adelanto que tienes en cada una hasta lograr estar dentro de la nueva oficina totalmente instalada.
Antes de salir de la oficina antigua
Escoger la nueva oficina: tomando en cuenta la distancia que recorrerá días a día para cumplir labores. Piensa también en el espacio y cómo deseas que funcionen todos en él.
Esto es escogerla más grande, si deseas expandir, contratar nuevo personal, comprar nuevos equipos, o, por el contrario, podrías escoger una sede pequeña, si estas en momento de acortar costos o cambiar de ramo.
Clasifica y embala cuidadosamente máquinas, documentos y mobiliario propio del desempeño diario de la compañía, cuidando de que no corran riesgo de deterioro o pérdida. Rotula cada caja, para facilitar la instalación en la nueva oficina.
Si al embalar ordenadores o maquinaria y temes no poder instalar correctamente en su nuevo espacio, toma nota de la colocación correcta de cada cable y pieza.
Puedes ayudarte con fotografías, que dicen más que cualquier instrucción.
Desecha lo que ya no quieres en la nueva etapa, si es por deterioro, bota, si es por funcionalidad, que no se adapta, dona o vende. No te lleves cosas que no necesitarás o que ya no son de tu gusto.
Antes de entrar a lo nueva oficina
Realiza una jornada de acondicionamiento en la nueva oficina, cambia el color de las paredes, repara los detalles que necesiten refacciones como el acabado de los compartimientos, cambia piezas sanitarias si no están en buen estado o no son de tu gusto.
Coloca persianas y demás detalles que hagan confortable el espacio, para ti y para tus empleados. Estas tareas siempre serán más sencillas de efectuar con el inmueble vacío.
Al llegar todos, y ver el ambiente colorido y lleno de energía se adaptarán más rápido al nuevo espacio, y continuarán siendo productivos.
Busca información de cuáles son los servicios con los que cuentan en la nueva sede, empresas de telefonía, cobertura de internet, medios de transporte que acercaran a los empleados cada día. Con anticipación, quizás puedas solucionar algunos detalles antes de sufrir las consecuencias.
Entrando a la nueva sede
Escoge detalles que complementen la decoración una vez que todo el mobiliario haya sido instalado.
Rellena el espacio con detalles como plantas decorativas, estantes que faciliten el orden de los documentos, incluso algún mueble que antes no cabía, o no hacía falta.
Si está dentro del presupuesto puedes escoger un espacio pequeño de la oficina para zona social o comedor, donde todos puedan almorzar y conversar en armonía. Un horno eléctrico o cafetera nueva complementarán este plus para tus empleados.
Por último, y antes de emprender el nuevo giro de producción, invítalos a una ceremonia de inauguración donde se llenen de buenas energías y celebren juntos este comienzo.