Cuando ya has tomado la decisión de mudar tu oficina, y has logrado encontrar una empresa responsable para llevarla a cabo, tienes que organizarte para que todo salga de acuerdo a lo esperado.
En un día tranquilo toma papel y lápiz y empieza a planear cuáles son los pasos que seguirás. La meta es lograr entrar a la oficina de tus sueños en el menor tiempo y sin agotamiento.
Cuando
Define el día en que se llevará a cabo el traslado del mobiliario y documentos de tu empresa. En líneas generales deberías preferir un fin de semana, o durante la temporada de vacaciones, para no alterar el ritmo de producción y trabajo.
Reserva la fecha ideal para ti, con sobrada anticipación. De manera que no haya contratiempos por estar ya cubierto el trabajo de la empresa para ese momento.
Condiciones
Tomando en cuenta la cantidad de muebles y cajas para trasladar todas las cosas de la oficina, podrás consultar y establecer conjuntamente con la empresa, cuál es el tipo de vehículo que conviene.
Recuerden siempre tomar en cuenta la protección de los objetos a trasladar. Pensando en que no se trate de un camión muy pequeño, donde estén apilados con riesgo de deteriorarse o sufrir algún desperfecto.
Tampoco nos serviría que sea muy grande, ya que allí las cosas estarían en posibilidad de moverse durante el traslado, y también podrían sufrir daños. Además, estarías pagando de más por algo que no utilizaras.
Debe tomarse en cuenta las condiciones climáticas de la época escogida, para decidir si usaremos un vehículo cerrado, o al descubierto.
Embalaje
Muchas empresas ofrecen embalar los objetos de la mudanza. Pero si has decidido hacerlo por cuenta propia, debes considerar algunos detalles.
Cantidad de cajas
Debes contar con suficientes cajas para poder trasladar documentos, ordenadores, y todo lo que dentro de tu oficina se encuentra. Te darás cuenta de que si llenas mucho las cajas, serán más difíciles de trasladar, créeme, ¡eso importa!
Orden de uso
Lleva un orden que te permita poder embalar con tiempo, pero al mismo tiempo seguir trabajando, si se necesita.
De esta manera, las sillas, mesas y máquinas de trabajo se embalarán el día antes de la mudanza.
Este puede ser el momento para desechar algunas sillas o muebles en general, que presentan desgaste o que ya han cumplido su vida útil. Puedes botarlos, pero también regalarlos a alguna organización o persona que pueda darle algún uso.
Notificación
Cuando cambias de sede tu oficina, debes notificar con anticipación a tus proveedores. También tendrás que notificar el cese de utilización de la línea telefónica y demás servicios de tu oficina actual.
Todo debe encajar
Cuando se desmontan algunas máquinas y muebles, a veces es difícil volver a instalarlas. Puedes tomar una foto de cómo van conectados los cables y conexiones para facilitar la instalación posterior.
De igual manera, debes asegurarte que el mobiliario de la oficina quepa de manera útil en la nueva sede. De no ser así puedes encontrarte con una gran dificultad a la hora de montar la nueva organización.
Cuando mudas tu oficina es bueno contar con profesionales en el área, que aportaran su experiencia y conocimiento para conseguir el mejor resultado y en el menor tiempo.