El primer punto que debes tener presente en una mudanza de oficina, es que se trata por completo de un proceso diferente a una mudanza en el hogar.
Sin embargo, esto no expresa que no se generen sentimientos de agobio, todo lo contrario, se incrementan las preocupaciones. Significa que hay más personas involucradas y el material a trasladar es diferente.
Se incluyen equipos informáticos, maquinaria, archivos y documentación confidencial, lo que sugiere que necesitamos una planificación rigurosa.
Por otra parte, para una empresa mudarse de oficina puede suponer dejar de estar operativos durante algún tiempo, o no estar al 100 % operativos.
Sugerencias para el éxito en una mudanza de oficina
Contrata una empresa especializada en oficina
Es indispensable recurrir a la ayuda que ofrecen las empresas especializadas en mudanzas de oficinas.
Con independencia del tamaño de la empresa, siempre es necesario contar con la ayuda de profesionales, que cuentan con la experiencia, condiciones, personal y herramientas necesarias.
El embalaje del contenido de una oficina es un proceso muy delicado. En este sentido, las piezas más grandes deben embalarse en plástico de burbujas, que garantice que no se rompan.
Por otra parte, el mobiliario de mayor tamaño como escritorio o estanterías debe ser desmontado para facilitar su transporte y luego ensamblado de nuevo en su destino.
Destina un presupuesto real para todo el proceso
Lo ideal es que no sea un presupuesto cerrado. Deben considerarse aspectos que pueden modificar los costes. El principal factor que puede modificar el presupuesto es el tiempo real en que se complete el traslado.
Planifica con suficiente anticipación la fecha de la mudanza
La fecha efectiva de la mudanza se debe pautar con la debida anticipación. Lo recomendable es realizar todo el proceso en los períodos de menor actividad, con la finalidad de entorpecer lo menos posible el funcionamiento natural de la empresa.
Si se va a realizar por áreas, es pertinente evaluar el orden secuencial en que se van a trasladar los distintos departamentos.
Comienza por los equipos más complicados, los equipos o sistemas que necesiten un proceso largo de montaje e instalación. Al ubicarlos en un primer momento en su nuevo espacio, el equipo técnico puede proceder a su instalación.
Inventario
Es vital realizar un inventario previo al inicio del proceso de mudanza. Puedes suponer que es un reto colosal, pero será de gran ayuda, para que no se pierda nada en el proceso y encontrar con rapidez todos los objetos en el nuevo espacio.
Es recomendable que se organice por departamentos y que todo esté etiquetado de manera adecuada.
Contrata un seguro
Por más cuidadosos que sean al embalar o desempacar los objetos, así como en el proceso de traslado, es habitual que algún artículo sufra algún desperfecto o se rompa.
Evitar las molestias que ocasionan estos desagradables inconvenientes se soluciona en gran medida al contratar un seguro de responsabilidad civil.
De manera adicional, la empresa de mudanzas también se encarga de la gestión de los permisos necesarios para llevar a cabo la mudanza.
Aviso a clientes y proveedores
Un aspecto de relevancia al iniciar un proceso de mudanza de oficina es avisar, con suficiente anticipación a clientes, proveedores y relacionados, el inminente traslado de las sedes de oficinas.
Todos los relacionados deben conocer la fecha a partir de la cual estarán operando en la nueva dirección.
Por otra parte, la papelería y tarjetas de visita deben ser cambiadas, con la información actualizada y en la web se debe indicar cuál será la nueva dirección y a partir de cuándo comenzarán a operar en la nueva sede.
Son detalles de gran significación y, por otra parte, se evitan algunas molestias a los allegados.
Limpieza
El momento de la mudanza puede ser de gran provecho para la empresa, para deshacerse de materiales, y otros objetos que solo ocupan un espacio innecesario, como papelería antigua y máquinas que ya cumplieron su vida útil, entre otras.
Por otra parte, se puede evaluar la contratación de un servicio de guardamuebles para aquellos artículos, que aunque no se necesite de inmediato, por alguna disposición deben ser guardados.
En resumen, las mudanzas de oficina generan ciertos contratiempos y un sinfín de trámites, sin embargo, con la debida planificación y con una empresa de mudanzas seria y responsable se logra el éxito del proceso en el mínimo de tiempo requerido.